اين مطلب به تناسب منابع مختلفي که براي آن وجود دارد و همچنين تعداد مديراني که آن طرف ميز نشسته اند، گسترده و متنوع است. پس در همين ابتدا تاکيد مي کنم آنچه خواهيد خواند صرفا نظر شخصي من به عنوان يکي از همکاران و دوستان شما که آن طرف ميز نشسته است (و هنوز يادش نرفته که نشستن در طرف ديگر ميز چه مزه اي دارد!)، با توجه به مطالعات و تجربياتم مي باشد و قرار نيست از جايي مطالبي براي شما کپي، پيست کنم… خوشبختانه همه دوستان به جستجو در اينترنت تسلط کافي دارند و مي توانند مطالب معتبر و ارزشمند ديگر را پيدا نموده، مطالعه کنند. آنچه ما طرح خواهيم کرد، چيزي است که به استناد تجربه، معتقدم در ايران کاربرد دارد و ممکن است با برخي استانداردهاي جهاني و چيزهايي که در منابع خارجي يا دوره هاي آموزشي داخلي، خوانده يا شنيده ايد يا خواهيد خواند و شنيد و يا با سليقه ي برخي از دوستان، در تناقض باشد؛ اگر چه تلاش مي کنم اين تناقضات را به حداقل برسانم.
مهندس فرشید هوشمند در ادامه می نوسد: به هر حال ما در ايران کار و زندگي مي کنيم و در راستاي تحقق اهداف و آرزوهايمان، بايد ياد بگيريم چگونه با شرايط موجود هماهنگ شويم.
قبل از شروع، توضيح اين نکته ضروريست که با توجه به مفصل بودن بحث و جهت جلوگيري از خستگي شما دوستان گرامي، آنرا در چند قسمت ارائه خواهم نمود.
همچنين از آنجا که آشنايي با رويکرد PDCA (برنامه ريزي، اجرا، کنترل و اقدام) براي حصول بهترين نتيجه در همه شئون زندگي بسيار مفيد مي باشد، (چنانکه از زمان آشنايي با آن براي خودم بوده است) قبل از شروع مبحث اصلي، به اختصار در اين خصوص صحبت خواهد شد؛ دوستاني که به اين مبحث تسلط کافي دارند، مي توانند اين بخش را فاکتور بگيرند!
در دوران کودکي درسي در ادبيات فارسي داشتيم (اگر درست يادم باشد، حکايتي از سعدي بود) که چکيده آن اين جمله بود: “ادب از که آموختي؟ از بي ادبان..>!”
اگر بخواهيم به دانش کهن سرزمين مان بسنده کنيم، همين يک جمله فرياد مي زند: “5 اشتباه مهلک را انجام ندهيد!!! و ديگر هيچ مشکلي نخواهيد داشت.” چه خوب مي شد اگر زندگي به همين سادگي بود…
اما واقعيت زندگي امروز چيز ديگري است. عدم انجام 5 اشتباه مهلک، ممکن است بتواند مانع حذف شما از گزينه هاي استخدامي بشود، اما تضميني براي پذيرفته شدن شما نيز نخواهد بود، ممکن است قرار باشد با رقيب سرسختي که همزمان با شما مصاحبه شده است، دست و پنجه نرم کنيد… به اين مفتي ها هم نيست.
رويه موسوم به PDCA معروف به چرخه دمينگ:
از آنجا که خودم هيچگاه حوصله گوش دادن به تاريخچه را ندارم، در کليه کلاسهايم (و به تبع آن در اينجا)، از تدريس تاريخچه صرف نظر مي کنم، اگر علاقه مند بوديد، در گوگل جستجو کنيد، يا ويکي پديا… حتما مفصل و مبسوط مطلب اونجا هست.
اين رويکرد بر اين مبنا استوار است که براي بهبود در هر سيستم يا فعاليتي، روند چهارگانه برنامه ريزي، اجرا، کنترل و اقدام بايد به صورت مستمر در جريان باشد. تکليف برنامه ريزي، اجر و کنترل که مشخص است، قبل از اجرا برنامه ريزي مي کنيم، کار را انجام مي دهيم، کنترل مي کنيم که نتايج انجام کار به چه ميزان با برنامه اوليه تناسب دارد. اما اقدام چيست؟
اقدام يا Act مجموعه فعاليتهايي است که بر مبناي نتايج کنترل مرحله قبل انجام مي دهيم و دوباره به ابتداي چرخه يعني برنامه ريزي بازمي گرديم. اين مطلب را با يک مثال کاربردي ساده که هميشه در کلاسهايم فيدبک مناسبي دريافت نموده است، تشريح مي کنم:
تعمير خودروي شخصي:
صورت مساله: خودروي شما خراب شده است يا سروصداي ناجوري ميدهد که شما را نگران کرده است تا حدي که تصميم گرفته ايد در اين خصوص اقدامي انجام دهيد.
آنچه در زندگي واقعي و روزمره اکثر ما اتفاق مي افتد، به شرح زير است:
وسط روز کاري، مرخصي ساعتي گرفته و به تعميرکاري که مي شناسيم يا دوستي معرفي ميکند مراجعه ميکنيم، تعميرکار بعد از کلي منت گذاشتن سر ما که چون فلاني معرفي کرده قبول مي کنم، قول مي دهد کار را يکي دو روزه انجام دهد، خودرو را با اعتماد به قول تعميرکار تحويل مي دهيم و در حالي که از تلفن هاي کاري که از غيبت ما در محل کار ناشي شده است کلافه هستيم با شتاب به محل کار برمي گرديم. در زمان مقرر براي تحويل خودرو مراجعه مي کنيم و مي بينيم تعميرکار هنوز کار را شروع نکرده است، با کلي عذر و بهانه ما را با قول فردا يا روز بعد از آن راهي مي کند، مجددا در زمان موعود مراجعه مي کنيم، کاشف به عمل مي آيد که بعد از بازکردن موتور (به عنوان مثال) تعميرکار عزيز متوجه شده است به قطعه يدکي اي نياز دارد که در دسترس نيست و بايد به يک فروشگاه خاص در سوي ديگر شهر مراجعه کنيم، با عجله و با استفاده از وسايل حمل و نقل عمومي عزيز! به سمت ديگر شهر روانه مي شويم.( اين قسمت را بيشتر توضيح نمي دهم که همه مي دانيم چه در انتظارمان است..>!) بعد از کلي سروکله زدن با فروشنده يا فروشندگان لوازم يدکي، و پرداخت هزينه هاي معمولا گزاف از روي ناچاري، سراغ تعميرکار مي رويم که اگر خوش شانس باشيم و تعطيل نشده باشد، قطعه را تحويل مي دهيم و دوباره با قول روز ديگري روانه کار يا منزل مي شويم.
اگر اين پروسه مجددا تکرار نشود خدا را شکر و احساس خوشبختي مفرط مي کنيم و خودرو را تحويل ميگيريم که تازه بعد از يکي دو روز متوجه مي شويم مشکل برطرف نشده است و صداهاي جديدي نيز از داخل کاپوت ماشين شنيده مي شود، شايد هم بوهاي جديد.!
روز بعد در حالي که از بس مرخصي ساعتي گرفته ايم، حتي آبدارچي شرکت نيز از خرابي خودرومان مطلع است با شرمساري درخواست مرخصي مي کنيم و با عصبانيت سراغ تعميرکار مي رويم و داد و بيداد راه مي اندازيم که يا تعمير کن و يا پولم را پس بده، اگر دست به يقه نشويم و کتک مفصلي که بعدا مشخص مي شود يکي از مهارت هاي اصلي تعميرکار (به جز تعمير خودرو) بوده است نخوريم، احساس خوشبختي و خوش شانسي مفرط مي کنيم.
اگر دست به يقه شده و کتک خورديم يا زديم هم فرقي نمي کند، نه خودرو تعمير مي شود و نه خواهيم توانست پولمان را پس بگيريم، با نارضايتي و ناله و نفرين تعميرکار راهي تعميرگاه بعدي مي شويم و ايضا اگر چرخه فوق الذکر مجددا تکرار نشود، احساس خوشبختي مفرط مي کنيم و با سلام و صلوات به ارواح اولياي تعميرکار، خودرو را تحويل مي گيريم و هر جا مي نشينيم اين روند را با آب و تاب تکرار نموده مجددا براي درگذشتگان به ويژه پدر تعميرکار درستکار طلب آمرزش نموده در نهايت آه سردي کشيده و مي گوييم: ” زندگي همينه ديگه، توي ايران خدمات درست نميدن، اصلا ما جهان سومي ها خيلي بدبختيم، همش تقصير مسئولينه که بر کار اين افراد نظارت نمي کنند و قص علي هذا..”
اگر تا به حال از تجربه فوق بي نصيب بوده ايد، الحق و والانصاف که خوشبخت و سعادتمنديد و اگر ديده يا شنيده ايد، مي دانيد که جداي از کمي اغراق طنزآميز، اين اتفاق روزانه و به کرات در جامعه ما مي افتد. اما آيا همه مشکل از تعميرکار و مسئولين ذيربط بوده است؟ آيا ما به بهترين روش ممکن عمل نموده ايم؟
براي پاسخ به اين سوالات ابتدا روند سيستماتيک انجام کار با رويکرد PDCA را شرح مي دهيم:
هدف: تعمير خودرو
برنامه ريزي شامل:
1) شناسايي تعميرکاران معتبر و نمايندگي هاي مجاز و انتخاب تعميرکار
2) برآورد حدود بودجه تعميرات (اين مرحله بايد با هماهنگي تعميرکاران انجام شود)
3) برنامه ريزي زمان اجرا جهت عدم تداخل فرآيند تعمير با زندگي حرفه اي و شخصي. (اين برنامه ريزي بايد با هماهنگي تعميرکاران انجام شود)
4) تعيين ايراد احتمالي خودرو با مشورت تعميرکار و تهيه ليست قطعات يدکي احتمالي مورد نياز و حصول اطمينان از اينکه اين قطعات يا در دسترس تعميرکار هستند يا قبل از خواباندن خودرو تهيه شده اند و يا مسئوليت تهيه آنها بعد از خواباندن خودرو باشما نيست.
و ….
اجرا شامل:
1) مراجعه به تعميرکار منتخب و تحويل خودرو
2) تامين قطعات يدکي موردنياز
3) انجام تعمرات توسط تعميرکار
4) پرداخت حق الزحمه و تحويل گرفتن خودروي تعمير شده
کنترل شامل:
1) استفاده عملي از خودروي تعمير شده و بررسي ميزان انطباق نتايج دو مرحله قبل
اقدام شامل:
اقداماتي که بايد انجام شود بستگي مستقيم به نتايج مرحله قبل يعني کنترل دارد،
اگر نتيجه کنترل ها مثبت بود و از محصول کار راضي هستيد:
1) تثبيت تعميرکار و برند قطعات يدکي خريداري شده به عنوان تامين کننده و کالاي معتبر براي موارد مشابه آينده
2) معرفي تعميرکار به ديگران براي سپاسگزاري از خدمتي که به شما کرده است
3) پيش بيني پاداش نقدي (يا همان شيريني) براي تعميرکار در مراجعات بعدي
و …
در صورتي که کنترل ها بيانگر عدم رفع مشکل باشد:
1) مراجعه مجدد به تعميرکار مربوطه جهت رفع خرابي
2) مراجعه به ساير تعميرکاران در صورت عدم توانايي تعميرکار اول براي رفع خرابي ( در اين مرحله بايد به سراغ ليست اوليه که درمرحله برنامه ريزي تهيه نموده ايد، برويد.)
3) حذف تعميرکار اول از ليست تعميرکاران معتبر و عدم مراجعه به وي در موارد مشابه آينده و آجر کردن نان او.! (باورکنيد بدترين تنبيهي که مي توانيد براي اينگونه افراد تدارک ببينيد، همين مورد است. بيهوده داد و قال راه نياندازيد و نفس تان را حرام نکنيد که پولتان را پس بدهد، چون پس نخواهد داد. بدترين ظلمي که يک مشتري مي تواند به يک تامين کننده خدمات يا کالا روادارد، گرفتن خودش از اوست…
4) برنامه ريزي اقداماتي که از وقوع مجدد اينگونه موارد پيش گيري کند. ريشه يابي کنيد چرا اين اتفاق افتاده است؟ اين تعميرکار را چه کسي به شما معرفي کرده است؟ آيا معرف، فرد ناشي اي بوده است؟ آيا سيستم خودروي معرف با شما فرق دارد؟ آيا محدوديت مالي شما و انتخاب ارزانترين تعميرکار باعث اين امر شده است؟ و غيره… ريشه يابي که تمام شد، دليل اصلي هرچه که بود آنرا براي پيش گيري از وقوع مجدد اين مورد حذف کنيد. اگر محدوديت مالي شما دليل اين مطلب بوده است، قبل از خواباندن خودرو بودجه موردنياز را تامين کنيد.
خوب حالا برخي از دوستان شاکي مي شوند که يک تعمير خودرو اين همه دنگ و فنگ ندارد… مگر وقتمان را از سر راه آورده ايم؟ اين ها همه (جسارتا!) قرتي بازي است.
انصافا خودتان ميزان اتلاف وقت در رويه اول و دوم را مقايسه کنيد و قضاوت نماييد که سر کداميک از اين افراد بي کلاه مانده است، آدم ناشي با نگرش سيستماتيک يا آدم بسيار فني و فهميده با نگرش ” اگه پولمو پس ندي، پولت مي کنم”؟…
ضمن اينکه بسياري از مواردي که در رويکرد PDCA تشريح شد مي تواند ذهني انجام شود و قرار نيست ليست تايپ شده ي تعميرکاران مورد تاييد را تهيه و مهر و امضا کنيد.
نمي دانيد چه لذتي دارد وقتي قبل از تحويل خودرو با تعميرکار شرط کنيد هر آنچه لوازم يدکي نياز دارد يا موجود داشته باشد يا خودش تامين کند يا قبل از خواباندن خودرو در اين خصوص مطمئن شود. من اين کار را انجام داده ام، در بدترين حالت، يا تعميرکار، کار شما را قبول نمي کند که سراغ نفردوم ليست مي رويد، يا با وجود اينکه با او شرط کرده ايد، بعد از بازکردن موتور به شما زنگ مي زند و مي گويد قطعه ديگري که پيش بيني نکرده مورد نياز است که شما مي گوييد پيرو توافق قبلي، خودش تهيه کند و شما فقط هزينه آنرا بپردازيد، حالا طرف ممکن است يک کم بيشتر پول بگيرد يا کمي بيشتر شما را معطل کند که در قياس با زمان و تلاشي که شما بايد صرف کنيد بسيار ناچيز خواهد بود. به هر حال از آنجا که ما از زمره افراد ناشي هستيم، بعد از امتحان هر دو روش (روش اول در دوران جهالت و روش دوم پس از آشنايي با چرخه دمينگ) به اين نتيجه رسيده ايم که روش 2 بهتر، کم هزينه تر و موفقيت آميز تر است اگر:
“وقتتان را از سر راه نياورده ايد و براي آن ارزش قائليد. “
مشکل اصلي روش اول اين است که فاز برنامه ريزي ندارد يا برنامه ريزي آن بسيار سطحي انجام شده است. چرخه سنتي که در روش اول ذکر شد، عموما بر اجرا و کنترل تمرکز دارد، ضمن اينکه بسياري از آشنايان من، بعد از بارها مراجعه و بدقولي، با اين توجيه که :”فلاني بدقول هست، اما کارش تميزه” باز هم به سراغ همان تعميرکار مي روند، برايش مشتري مي فرستند و اين دورباطل را مرتبا تکرار مي کنند.
مثالهاي مشابهي به ويژه در امور خدماتي از قبيل امور درماني، به وفور مشاهده مي شود.
نتيجه ديگري که از اين بحث مي گيريم، ريشه اصلي مشکلات و موانع بيشتر پروژه هاست، قبل از اتمام برنامه ريزي، اجرا را شروع مي کنند، يا حتي بعد از شروع پروژه تازه به ما زنگ مي زنند که ” آقا يه برنامه زمانبندي مي خواهيم براي پروژه فلان، الان تازه اول کاره، فقط فونداسيون و اسکلت اجرا شده و بتن سقف ها رو ريختيم، نقشه و متره و برآورد هم هنوز ناقصه، داريم قرارداد امضا ميکنيم، …حالا چند در مياد نوشتن اين برنامه؟”
يکي ديگر از اقداماتي که در فاز برنامه ريزي بايد انجام شود، طراحي پروژه است، در حال حاضر به استناد پروژه هايي که در دست دارم ادعا مي کنم بيشتر از 80 درصد پروژه ها در ايران، زماني آغاز مي شوند که هنوز طراحي تکميل نشده است….!چه رسد به برنامه زمانبندي….
از بحث منحرف نشويم، به همه دوستان موافق و مخالف گزينه يک و دو توصيه مي کنم قبل از قضاوت و تصميم گيري در مورد اينکه کدام روش بهتر است، ابتدا روش PDCA را آزمايش کنند. اگر نتيجه نگرفتند مواردشون رو زير همين تاپيک بنويسند تا با هم تبادل نظر و تجربه کنيم، شايد يکي از مراحل چهارگانه را درست انجام نداده اند، اگر بازهم جواب نگرفتند، هميشه مي توانند به روش اول رجعت کنند.
بد و بيراهش رو هم همين پايين به ما بگند، مشکلي نيست. 
و اما بعد از اينکه با چرخه دمينگ آشنا شديم، مي رسيم به توضيح هدف از اين همه آسمان و ريسمان بافتن!
يک تازه کار (يا حتي حرفه اي) که مي خواهد مصاحبه شود، مي تواند از رويکرد چرخه ي دمينگ براي انجام اين کار بهره بگيرد:
هدف: مصاحبه موفق و گرفتن کار
برنامه ريزي شامل:
0-1) ارزيابي ميزان شايستگي (مصاحبه شونده) بر مبناي چهار فاکتور تحصيلات، آموزش، مهارت و تجربه
0-2) تهيه رزومه بر مبناي ارزيابي انجام شده در خصوص وضعيت شايستگي مصاحبه شونده
1) انتخاب نوع شغل
2) انتخاب بخش (دولتي يا خصوصي)
3) شناسايي سازمانهايي که در محيط کاري مربوط به بند 2 در حال جذب نيروي انساني هستند يا حتي نيستند!!! (توضيح خواهم داد)
4) کسب اطلاعات در خصوص فرهنگ سازماني در مجموعه هاي شناسايي شده طي بند 3 که آنها را سازمان هدف مي ناميم.
5) کسب اطلاعات در خصوص نوع کار و پروژه هاي در دست سازمان هدف.
6) بررسي موارد مشابه مربوط به سازمان هدف که در گذشته به هر نحو با آنها سروکار داشته ايد.
7) کسب اطلاع در خصوص اينکه در سازمان هدف چه کسي مصاحبه کننده و چه کسي تصميم گيرنده نهايي است؟ اين دو مورد مي تواند در اختيار يک يا چند نفر باشد.
8) اگر براي شغل يا پروژه يا سمت خاصي در حال جذب نيرو هستند، کسب اطلاعات مربوط به اين شغل يا پروژه يا سمت خاص در حد امکان.
9) تماس اوليه، ارسال رزومه و مدارک مرتبط و گرفتن وقت مصاحبه.
10) حصول اطمينان از اينکه انجام مصاحبه باعث ايجاد اختلال در برنامه کاري يا زندگي شخصي مصاحبه شونده نخواهد شد.
و …
پايان بخش اول
توجه: قسمت “و …” اخر مطلب را شما کامل کنيد. پست بدهيد که در فاز برنامه ريزي براي مصاحبه شغلي، چه کارهاي ديگري مي توان انجام داد؟
بعد از مباحثه کافي در اين خصوص، مبحث “اجرا” را، در بخش دوم مطلب ادامه خواهيم داد.
